VEGFORENINGEN   SETERVEGEN  ØIGARDSETER - RUPHUSSETRENE  OG  VEGANLEGGET  EILEFSTADSETER - GRINDSTUGUTEIGEN

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                          

 

Referat fra styremøtet på Torills hytte tirsdag 16.02.2019  kl. 15.00.

 

 

 

                         Tilstede:   Erik Halvorsen (som deltok via tlf. og kun under sak 1), Hogne Petersen (deltok via telefon), Torill Sollihøgda, Jan Erling Eilefstad, Frode Eggan og Carl Christian Mathiesen.

 

 

 

 

 

 

 

             Saksliste i henhold til vegforeningens årshjul:

 

         

 

  1. Punkter som skal medtas i styrets beretning, spesielt vedr. evt. vinterbrøyting.

    Det ble drøftet hvilke punkter som skal beskrives og medtas angående arbeidet med vinterbrøyting.  Dersom det skal vinterbrøytes i Vardamorkje så må løypenettet omlegges fra å gå på vegene i området til å legges ut i terrenget.  Slik omlegging må vedtas av grunneierne og løyepeutvalget for grunneierne har uttrykt ønske om samarbeid med vegforeningen om å finne løsninger på dette.  Første møte med deler av styret var tidlig i juni 2018.  Intensjonen var at man skulle ha hyppig oppfølging etter dette.  På styremøtet uttrykte imidlertid CC stor frustrasjon over manglende tilbakemelding og aktivitet fra løypeutvalget vedr. omlegging av løypetraséene.  Det har vært mange samtaler, mailer, smser med forskjellige personer for å få purret på prosessen.  Først i disse dager ser det ut til at grunneierne begynner å reagere i form av planlagt møtevirksomhet for å drøfte en slik omlegging.

    CC anmodet Frode og Jan Erling, som begge er grunneiere, om å medvirke til å legge press på øvrige grunneiere for å få fortgang i prosessen med å vurdere løypeomlegging i Vardamorkje.

    CC vil med det første sende forslag til årsberetning til styrets medlemmer for evt. kommentarer og endringer til forslaget.

     

  2. Behandle revidert årsregnskap for 2018

    Regnskapet for 2018 ble gjennomgått og kommentert av Torill.

    Regnskapet viser et positivt årsresultat på kr 11.251.  Det er ingen utestående fordringer og styret sa seg svært fornøyd med dette, og ga honnør til kasserer Torill for svært godt utført arbeid.  Ved årsskiftet viser regnskapet likvider på kr 57.644.

    Styret innstiller på å legge frem regnskapet for årsmøtet til godkjenning.

    Torill tok opp spørsmålet om det kan være hensiktsmessig å legge om regnskapet fra bruk av regneark og mye manuelt arbeid, til et mer profesjonelt regnskapssystem som innehar mer automatiserte rutiner og tilknyttede medlemsregistre.

    Jon Erling vil se nærmere på dette, med evt. mulighet for å kunne leie en eksisterende lisens for et forenklet regnskapssystem.

     

  3. Vurdere evt. tapsføring av utstående kontingent

    Alle vegbrukere har betalt skyldige beløp og utestående fordringer er dermed null.

     

  4. Gjennomgang av endringer i medlemslister ut fra eiendomsoverdragelser etc.

    Torill orienterte om at det er en ny bruker i veganlegget. Totalt er det ved siste årsskifte 117 medlemmer i vegforeningen.  I tillegg har det vært flere endringer av brukere i form av eiendomsoverdragelser.

     

  5. Planlegge kommende års vegvedlikehold

    Styret sa seg godt fornøyd med det arbeidet som ble utført sommeren 2018 vedr. diverse utbedrings- og vedlikeholdsarbeid.  Arbeidet tilsvarte cirka det ekstra beløpet som ble vedtatt innkrevd under årsmøtet i 2018.

    Styret var enige om at det sommeren 2019, utover ordinært vegvedlikehold, må utføres utbedringsarbeid på strekningen fra krysset Vardamork- / Juvsholsetervegen og et stykke oppover i retning av trafokiosken som ligger i vegen mot Juvsholseter.

     

  6. Vurdere og innstille kommende års vegkontingent.

    I lys av et mer moderat planlagt vegvedlikehold i 2019 innstiller styret på uendrede ordinære årsavgifter for 2019, slik at hytteeiere før brua betaler kr. 200 pr. år og hytteeiere etter brua betaler kr. 400 pr. år.

    Med dagens likvidbeholdning samt årsavgiften for 2019 anser styret dette som tilstrekkelig for å kunne utføre det planlagt arbeidet uten at det er nødvendig å kreve inn ekstra kontingent fra vegbrukerne i 2019.

     

  7. Gi valgkomitéen beskjed om hvilke av styrets medlemmer som tar gjenvalg

    Frode, Erik og CC er på valg ved f.k. årsmøte.  Alle 3 har sagt seg villige til å motta evt. gjenvalg.

    CC vil meddele dette til valgkomitéens leder Hans Sanden.

    CC har også snakket med Vegard Nystuen, og han er villig til å motta gjenvalg som vararevisor.

     

  8. Innkomne forslag fra medlemmer i veganlegget, inkl. evt. forsalg om vedtektsendringer.

    Det er iflg. vedtektene satt en frist til innen 01.02. for å sende styret forslag som ønskes tatt opp på ordinært årsmøte.  Det er ikke kommet inn noen slike forslag.

     

  9. Eventuelt.

    Frode tok opp spørsmålet om en evt. avstemming om vinterbrøyting burde være gjenstand for «uravstemming» blant alle medlemmene i vegforeningen.

    Vedtektenes § 10 sier at «Saker som ønskes tatt opp på ordinært årsmøte, herunder forslag til vedtektsendringer, må være fremsatt skriftlig til styret innen 1. februar.  Vedtektsendringer avgjøres ved simpelt flertall.»

    Dersom noen vil kreve «uravstemming» må vedtektene først søkes endret via et ordinært årsmøte.

     

     

              Neste styremøte ble avtalt til fredag 08.03.2019.

             

              Høvringen, 17.02.2019

              CC Mathiesen (referent)